Einladung zum eLearning für Beschäftigte ohne E-Mail

eLearning sind der ideale Weg die eigenen Beschäftigten auf interaktive, spielerische und vor allem unkomplizierte Art und Weise zu schulen. Haben Sie sich aber schon einmal gefragt, wie man Beschäftigte per eLearning schulen kann, die nicht über eine geschäftliche/dienstliche E-Mail-Adresse verfügen?

Tatsächlich tritt diese Frage in der Praxis häufiger auf, als vielen vielleicht bewusst ist. Beschäftigte im Einzelhandel, in Kindergärten und Gesundheitseinrichtungen sind nur einige Beispiele. Doch auch bei diesem Personenkreis muss regelmäßig die Awareness für Datenschutz, Informationssicherheit, Compliance und Arbeitssicherheit gestärkt werden. Darüber hinaus sind gerade bei den oben genannten Personenkreisen teilweise ganz spezielle Schulungen erforderlich, die auf die konkrete Tätigkeit abzielen. Zum Beispiel im Kindergarten: Wie war das noch mal mit dem Anfertigen von Fotos?

Sitzkreise gehören der Vergangenheit an

In unseren vorherigen Beiträgen im Blog haben wir schon ausführlich erklärt, weshalb für eine belastbare Schulungsstrategie auf eLearnings und eine smarte Lernplattform nicht verzichtet werden sollte. Hier noch einmal kurz zusammengefasst die großen Vorteile von eLearnings und einer smarten Lernplattform:

1. Einhaltung der Rechenschaftspflichten ohne viel Verwaltungsaufwand. Über eLearnings und entsprechende Lernplattformen können (fast) alle Mitarbeiter automatisiert eingeladen werden, der Status der Schulungen kann nachvollzogen und im System nachgehalten werden, Teilnahmenachweise können automatisiert erstellt werden und das gesamte Teilnehmer- und Schulungsmanagement kann smart organisiert werden.
2. eLearnings erreichen alle Beschäftigte, nicht nur Bestandsmitarbeiter, sondern auch neue Kolleginnen und Kollegen. Außerdem sind Abwesenheiten kein Problem mehr. Jeder Beschäftigte kann im vorgegebenen Zeitraum selbst entscheiden, wann die Schulung absolviert wird. Auch wenn jemand für längere Zeit abwesend, z. B. in Elternzeit, ist, kann das eLearning ohne Probleme nach der Rückkehr absolviert werden.

 Auch Beschäftigten ohne eigene E-Mail-Adresse steht das eLearning offen. Aus Datenschutzgründen sollte in solchen Fällen nicht auf die Nutzung der privaten E-Mail-Adresse ausgewichen werden. Denn für die Verarbeitung der privaten E-Mail-Adresse liegt im Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich keine Rechtsgrundlage vor und auch eine Einwilligung dürfte aufgrund der fehlenden Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis in den meisten Fällen problematisch sein. 

QR-Code als Lösung

Hier ist also ein Medienbruch erforderlich, da Beschäftigte einen Link zum eLearning sowie Ihre Zugangsdaten benötigen. Auch an dieser Stelle gibt es aber eine relativ einfache Methode, denn all diese Informationen lassen sich leicht in einem komplexen Link unterbringen. Dieser wiederrum kann als QR-Code gestaltet werden. Beschäftigten muss an dieser Stelle neben der Aufforderung die Schulung zu absolvieren also nur der jeweilige QR-Code ausgehändigt werden. Die entsprechende Schulung kann dann zum Beispiel auf dem eigenen Smartphone oder Tablet absolviert werden.

Ist an dieser Stelle die Nutzung privater Geräte zum Absolvieren der Schulung zulässig?

Aus unserer Sicht ja, denn personenbezogene Daten kommen mit dem Gerät nicht in Berührung. Allerdings ist die Nutzung des privaten Geräts für Schulungszwecke nur freiwillig möglich. Das bedeutet, es müssen Alternativen angeboten werden, falls Beschäftigte nicht bereit sind, für die Schulungen das Privatgerät zu nutzen. In diesem Fall kann man für die Dauer des eLearnings dienstliche Geräte zur Verfügung stellen (PCs, Laptops, Smartphones, Tablets).

Interesse geweckt?

Möchten Sie ausprobieren, wie Sie Ihre Beschäftigten mit unserer Lernplattform schulen können? Sprechen Sie uns an und wir zeigen Ihnen unsere Lernplattform, in der Sie übrigens auch Ihre eigenen Inhalte und PowerPoint-Folien mit wenigen Klicks importieren und browserbasiert ausspielen können.